7 CLAVES FUNDAMENTALES PARA TU INFORME DE RSC

7 CLAVES FUNDAMENTALES PARA TU INFORME DE RSC

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Autor: Blanca Bonilla

22 febrero, 2017

En este artículo pretendo plasmar algunos consejos para afrontar los retos a los que nos enfrentamos los que nos dedicamos a elaborar informes RSC. Son lecciones aprendidas que desde mi punto de vista contribuirán a una comunicación más efectiva y a evitar sorpresas.

En muchas ocasiones no disfrutamos por el camino por querer llegar pronto al destino. Aunque nuestra misión sea hacer el informe RSC, durante el proceso de elaboración podremos detectar y aportar argumentos consistentes que mejoren la actuación de la compañía en materia de RSC.

Clave 1: Entiende el sentido que tiene la RSC para tu compañía

Aunque muchos de los aspectos de la RSC se derivan de las expectativas que las partes interesadas ponen en nuestra organización, entender cómo se toman decisiones al respecto dentro de la compañía es clave para comprender el valor estratégico de la RSC y saber explicarlo.

El enfoque de los 6 capitales que apunta el Marco del International del Integrated Reporting Council (IIRC) puede sernos de gran ayuda. Nos permitirá conectar el modelo de negocio con la creación de valor animándonos a pensar de manera más amplia y considerar todas las posibles fuentes de creación de valor.

El método, aunque aparentemente sencillo, necesita de una profunda reflexión interna para determinar cómo la toma de decisiones, las actividades y los resultados de la compañía afectan a estos 6 capitales: financiero, industrial, intelectual, humano, social y relacional, y natural.

Informe RSC

 

La complicación radica en que no hemos de considerar estos 6 capitales como departamentos estancos, sino que hemos de detectar cómo se interrelacionan. Por ejemplo: destinar fondos a restaurar ecosistemas afectados por nuestra actividad influiría en el capital natural y en el financiero; las políticas de retención del talento podrían estar directamente relacionadas con el capital intelectual y el humano; o la gestión del final de la vida útil de la maquinaria tendría conexión con el capital natural y el industrial

Tal y como apuntaba en mi artículo INFORMES INTEGRADOS: COMUNICANDO LA CREACIÓN DE VALOR, la tradicional metodología de evaluación de riesgos también podría ayudarnos a analizar qué factores ambientales, sociales y de gobernanza (internos y externos) pueden afectar a los resultados de la compañía.

Memorias e Informes Anuales RSC

Clave 2: Planifica los contenidos en base a qué y quiénes pueden influir sustancialmente en la capacidad para crear valor a lo largo del tiempo

Los contenidos no deben diseñarse en base a lo que la organización quiera o pueda contar. Han de estar basados en las respuestas que buscan aquellas partes interesadas con capacidad de influir en los resultados de la compañía.

Es el famoso principio de Materialidad recogido en la mayoría de los estándares de reporting. Pero quizá la matización que hace el IIRC en su Marco para la elaboración de los informes integrados es la más interesante: un asunto es material si puede afectar sustancialmente a la habilidad de la organización para crear valor a corto, medio y largo plazo.

En este sentido, el análisis big data puede ser de gran utilidad para detectar inquietudes de partes interesadas influyentes y tendencias de futuro. Las rondas de consulta presenciales también pueden ser muy fructíferas, siempre y cuando se afronten con espíritu de escucha activa. Son muchas y muy interesantes las propuestas que se realizan en estas reuniones y, además, ofrecen la ocasión de empatizar con posibles lectores y detectar de qué forma podríamos hacerles llegar la información (tipo de lenguaje, cantidad de información, canales, formatos, etc).

Los límites y el alcance de la información también deberán establecerse en esta etapa. Vendrán determinados por qué respuestas estén buscando los influencers sobre los asuntos materiales. Un análisis del contexto y las tendencias que afecten a los resultados de la compañía podría ayudar en este sentido.

Por último, deciros que el auditor GRI te pedirá información sobre cómo has afrontado esta etapa de planificación de contenidos. Tendrás que justificar qué criterios has utilizado para determinar qué partes interesadas son las principales y qué asuntos son materiales, además de razonar los límites y el alcance que has establecido.

Clave 3: Facilita la labor de tus compañeros y no pierdas la trazabilidad de la información

Comienza la etapa de recopilar la información. Además de la información que GRI obliga a reportar de forma general a todas las organizaciones, tendrás que identificar qué indicadores están directamente relacionados con los asuntos materiales y con tu sector. Además, habrá información que no hayas detectado como material pero que creas importante incluir adelantándote a tendencias futuras que puedan influir en el negocio.

Incluso podría ser un buen momento para adaptar el informe a los nuevos estándares GRI (MAPPING G4 TO THE GRI STANDARDS)

Toca solicitar la información a compañeros muy ocupados. Si somos capaces de hacerles entender la conexión de la información solicitada con la creación de valor de la compañía, les tendremos mucho más motivados. Y si además, utilizamos nuevas tecnologías, todo será más fácil.

El auditor te pedirá que demuestres la trazabilidad de los datos. Y de nuevo tendrás que recurrir a tus compañeros. Así que será recomendable incluir una casilla donde indiquen el origen de los datos y el método de cálculo utilizado.

Clave 4: Además de comunicar tendrás que convencer

Explicar cómo la compañía crea valor a lo largo del tiempo requiere de un gran esfuerzo a la hora de redactar.

No se trata de extenderse en explicaciones (el principio GRI de exhaustividad solo se refiere a que estén incluidos todos los asuntos materiales). Recuerda que el informe puede hacer referencia a otras fuentes donde ampliar información.

Se trata de ser claros y concisos explicando qué hay detrás de los números. No se trata de contar que estamos haciendo lo correcto, sino de explicar qué efectos (positivos o negativos) tiene lo que hacemos sobre la compañía y su entorno de influencia.

En caso contrario nuestra RSC podría ser percibida como un mero instrumento de marketing tal y como apunto en el artículo artículo INFORMES INTEGRADOS: COMUNICANDO LA CREACIÓN DE VALOR.

Es importante que te entiendan. Empatiza con la forma de ver y entender las cosas de tus lectores. Juega con el lenguaje. Utiliza el diseño para destacar los mensajes clave.

Para esta etapa también tendremos que tener en cuenta algunos tecnicismos que serán exigidos por el auditor. Hemos de incluir la relación de asuntos materiales e indicadores GRI que se corresponden con cada uno. Además, deberemos indicar en qué páginas recogemos la información sobre estos indicadores. Algunos auditores incluso podrían exigir que señalemos dicho indicador en la propia página donde aparece.

Clave 6: Comunica pensando en lo que quieren saber, no en lo que quieras contar

Has conseguido tener una visión holística de cómo la forma de operar de tu compañía integra y afecta a los aspectos sociales, ambientales y de gobierno corporativo. Ahora tienes que comunicarla y muchos querrán respuestas concretas.

Como decíamos antes, las rondas de consulta con las diferentes partes interesadas nos permitirán conocer qué les preocupa. Aprovecha para preguntarles qué explicaciones serían las más adecuadas.

Extracta la información, adapta el lenguaje y juega con formatos, diseños y canales que permitan hacer tu comunicación más efectiva. Como apuntaba en mi artículo ¿CÓMO DE EFECTIVA ES TU COMUNICACIÓN EN RSC? , en muchas ocasiones se hace recomendable la comunicación a la carta. 

Clave 7: Detecta oportunidades de mejora

La relación con las partes interesadas debe ser bidireccional. Establecer un diálogo efectivo con la audiencia de nuestra información RSC nos permitirá mejorar.

Y no solo en los procesos puramente de comunicación; también en los de creación de valor.

Para ambos aspectos, sería de gran utilidad poder disponer de herramientas que nos permitieran conocer el grado de efectividad de las medidas puestas en marcha.

La metodología en sí no es complicada. Simplemente hay que fijar cómo medir lo que quieres conseguir. Lo difícil es conseguir la información ya que requiere un seguimiento de los efectos causados por las medidas.

Por ejemplo, si se establece como medida celebrar sesiones formativas para concienciar sobre el cambio climático a los empleados, el dato a analizar no es el número de empleados participantes. Es el CO2 que han dejado de emitir por la puesta en marcha de las pautas dadas en la formación ¿Quizá hubiera sido más efectivo invertir en dispositivos de ahorro energético? Queda mucho que avanzar en este sentido.

Blanca Bonilla.

Experta en RSC.

Memorias e Informes Anuales RSC

 

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