Situación habitual: tienes que hacer un trabajo de diseño gráfico o creatividad y te pones manos a la obra para buscar – encontrar una agencia que se haga responsable del encargo. Comienza el caos. Afortunadamente hay mucha variedad y dónde elegir pero justo debido a eso, lo que en un principio era algo motivador (buscar y encontrar a alguien profesional que se encargue de tu trabajo), se puede convertir en una cuesta arriba muy empinada. Hay muchas agencias, muchos frealances, disparidad de precios, no conocer cómo trabajan… ¿Qué criterios puedes utilizar para elegir bien? Te ayudamos con unas reglas básicas.
Antes de ponerte a buscar agencia.
Es el momento inicial del proceso y depende al cien por cien de ti. Si quieres que la búsqueda de agencia no sea una odisea y al contrario, sea algo ágil, rápido y efectivo, empieza a trabajar por lo que tú puedes aportar.
- Tipo de trabajo: todo comienza por ti y el primero que se debe poner a trabajar eres tú. Para poder contratar a una agencia externa, es fundamental que sepas realmente lo que necesitas y buscas. Identifica el trabajo que tienes que subcontratar, también qué esperas de ese trabajo, cómo lo quieres, qué tipo de profesional eres (paciente o no, excesivamente exigente, de los que hay que ir detrás y te cuesta devolver el feed-back o por el contrario eres tú quien está siempre detrás de los demás…). Esto, poner sobre papel todos los requisitos que tú quieres que la empresa cumpla, te ayudará a acotar mucho la búsqueda pero sobre todo a decidir cuando tengas las propuestas encima de la mesa y hayas tenido la reunión de ventas con la agencia.
- Presupuesto: como siempre y más a menudo de lo que nos gustaría, el dinero manda o impera. Ya sea porque tienes mucha partida para este trabajo o porque tienes que recortar, saber tu presupuesto y hasta dónde puedes llegar con imprevistos te acota muchísimo la búsqueda de agencia creativa. ¿Cuánto vas a invertir, cómo quieres pagar…? Inclúyelo también en tu pre-briefing para elegir agencia.
- Especialización: actualmente estamos en el punto de evolución hacia la especialización de las agencias pero también las hay muy completas que pueden ofrecerte todo lo que necesites por eso, tienes que determinar si lo que quieres es un trabajo exclusivamente gráfico y ya está o por el contrario es algo de branding y gráfico pero dentro de poco necesitarás también marketing y quieres focalizarlo en la misma agencia para no tener varios proveedores o prefieres contar con diferentes profesionales que estén muy muy especializados en lo suyo. Ambas opciones son buenas, sólo depende de lo que tú quieras para tu empresa – proyecto.
- Ubicación: también debes tener en cuenta si quieres que sea una agencia que esté en tu ciudad porque te gustan las reuniones presenciales o eso ya te da igual y sabes que puedes tener encuentros a través de skype y que todo funciona por email y envío de archivos.
Búsqueda hecha… ¡Seleccionar!
Si ya has encontrado varias agencias que te encajan en los criterios anteriores, es el momento de comenzar a hablar con ellas y llevar el proceso hasta recibir una propuesta y decidir por una de ellas. ¿Qué puedes entonces tener en cuenta ahora?
- Primera reacción: cuando has encontrado la agencia (quizás por internet, por recomendación, etc), la primera reacción que vas a recibir de ellos cuenta mucho y te ayudará a deducir cómo van a trabajar después. Les has podido escribir un mail, una llamada… ¿Cómo responden, en cuánto tiempo, son ágiles y profesionales, percibes proactividad? ¿Cómo te has sentido a nivel profesional? Si no estás satisfecho en este punto, ¿para qué continuar? Empezar con buen pie es básico.
- Reunión o petición de información: cuando has contactado con ellos, lo habitual y necesario por parte de la agencia es que te pidan detalles del proyecto y cuanto más, mejor. Una reunión breve o mejor (para no hacer perder el tiempo a nadie ni alargar) una reunión virtual de 30 min (skype) en la que conoceros y así poder notar el feeling y resolver las dudas que puedan tener del alcance del proyecto y de lo que pides, será suficiente pero perfecto para ambas partes. ¿Te lo proponen? ¿Lo tienen reflejado en su protocolo de trabajo?
- Propuesta: documento clave que te ayudará a decidirte. La agencia debe enviártela en un marco de tiempo prudencial desde que hicisteis la reunión de aterrizaje (te debió haber avisado de cuando te la haría llegar) y aquí tiene que estar plasmado no sólo el presupuesto sino también quienes son ellos, qué han hecho, qué pueden hacer por ti y tu proyecto, cómo lo harán y por último, el presupuesto. Si la agencia lo ha hecho bien, cuando llegues al precio, ya estarás convencido porque tú sabes que un buen trabajo y bien hecho, tiene su coste.
- Protocolo de trabajo: otro aspecto decisorio también que te ayudará mucho es si la agencia tiene y te hace llegar un protocolo de trabajo bien claro y ordenado. Ahí verás cuánto de organizada está la agencia y podrás saber de antemano cómo se va a trabajar. No hay nada peor que una agencia que está missing, que tienes que ir detrás de ellos… tú eres el cliente y aunque tampoco hay que estar detrás de ti si es normal que te recuerden que faltan materiales, que el proceso se alarga si no, cómo vas con el feed-back.
Y con esto, ya podrás de forma más sencilla y ágil poder buscar una agencia de diseño gráfico, branding y creatividad acorde a tus necesidades.
