La oferta (I)

La oferta (I)

Siguiendo con el propósito de mostrar nuestras prácticas en el desempeño de la actividad de diseño y comunicación gráfica, en este post os vamos a contar cómo confeccionamos una oferta y su relación con nuestra metodología de trabajo en lo relativo al diseño y maquetación de publicaciones corporativas.

Publicaciones corporativas

Cuando nos referimos a publicaciones corporativas, nos centramos en las siguientes:

confeccionar una oferta Memorias Anuales.

confeccionar una oferta Informes Integrados.

confeccionar una oferta Informes de Responsabilidad Corporativa.

confeccionar una oferta EINF (Estados de la Información No Financiera)

Se trata de publicaciones que deben cumplir con un plazo legal o estar publicadas para su presentación en la Junta General de Accionistas, por lo que son muy importantes para las compañías y su confección no se deja al azar.

Este tipo de publicaciones sirven para mostrar públicamente la información corporativa del último ejercicio de la entidad y por lo tanto es la publicación más relevante que cada año edita la compañía.

Al confeccionar una oferta, debemos tener siempre presente que la confianza, la calidad y el cumplimiento de los plazos, son probablemente las cuestiones que más valorarán los clientes antes de decidirse por un nuevo proveedor.

La oferta

Presentar una oferta supone siempre una oportunidad para que te conozcan y te permitirá ganarte la confianza de un nuevo cliente.

Es por esto que no podemos dejar pasar la oportunidad de contar al cliente lo que sabemos hacer, y la mejor manera de hacerlo es presentando una oferta profesional y detallada, exponiendo cómo afrontaremos el proyecto y los resultados que pretendemos conseguir.

Dependiendo del cliente y el proyecto, en la oferta debemos tratar los siguientes aspectos:

  • Contexto, enfoque, alcance y calendario.
  • Calidad, modelo de servicio y garantía.
  • Referencias y medios personales y técnicos.
  • Oferta económica y forma de pago.
  • Propiedad intelectual, confidencialidad y protección de datos.

1. Contexto

Aquí describimos las necesidades del cliente, su motivación y objetivos. Es muy importante asegurarnos que hemos entendido bien todas las necesidades del proyecto y aclarar todas las dudas y ambigüedades que se puedan presentar ya que a todo ello deberemos dar respuesta con la oferta.

2. Enfoque

  • Presentaremos el enfoque al proyecto desde el punto de vista del diseño y la comunicación gráfica, nos centraremos en atender los objetivos de comunicación que fije el cliente, así como los relativos al branding de la entidad.
  • No debemos olvidar que resultará imprescindible realizar una labor de investigación, analizar casos de éxito de publicaciones similares de empresas y entidades de referencia, tanto a nivel nacional como internacional, con el objetivo de aprender y recabar las mejores prácticas que puedan ser de aplicación en nuestra trabajo.
  • También debemos estudiar los documentos editados por el cliente con anterioridad, con el objetivo de detectar malas praxis u ofrecer nuevas soluciones o mejoras sobre contenidos recurrentes.
  • Debemos estar atentos a las tendencias de “reporting”. Un buen objetivo, siempre que esto sea posible, será priorizar la presentación de la información con infografías y con diferentes niveles de lectura, lo que permitirá ofrecer una mejor experiencia de usuario.

3. Alcance

Esta es una de las partes más importante de la oferta ya que deberemos detallar todas las tareas a realizar. Normalmente en un proyecto de diseño y maquetación de una publicación corporativa nos encontraremos con los siguientes grupos de tareas:

El diseño gráfico y editorial:

En este apartado describimos las tareas que conllevan la realización de la propuesta de diseño, contemplando:

  • La fase de investigación del proyecto, analizando experiencias previas, el mercado, el público, los objetivos, buenas prácticas del sector, etc.
  • Estudio del branding corporativo del cliente, definiendo el marco del diseño.
  • Realización de la propuesta de diseño y composición de las páginas del documento, al menos; portada, índice, portadillas, páginas especiales, etc., y definición de los estilos gráficos que utilizaremos en la maquetación de las páginas; tipografías, colores, estilos para gráficos, tablas e infografías.
  • Iteraciones con el cliente hasta la aprobación final.

La maquetación

En este apartado describimos las diferentes tareas asociadas a la maquetación de la publicación:

  • La realización de infografías, tablas, gráficos, etc. personalizados y acordes al estilo gráfico aprobado.
  • Maquetación profesional, siguiendo las pautas definidas en el diseño aprobado e integrando textos, gráficos, ilustraciones, imágenes, etc.

Las correcciones y cambios

Esta es una de las partes más importantes y complicadas, ya que pueden conllevar retrasos en las entregas comprometidas, además de frustraciones en el cliente y el equipo que pueden ver como se aplaza la conclusión del proyecto indefinidamente. Es por esto por lo que resulta importante aclarar y definir los límites en los cambios.

Nosotros, como criterio, diferenciamos entre los cambios en la fase de diseño y las correcciones solicitadas sobre las páginas ya maquetadas, que cobramos aparte. En cualquier caso, es importante definir “a priori” que se incluye y que no en estas tareas.

Los entregables

Debemos explicar cómo se realizarán los entregables:

  • Para impresión gráfica en papel, arte final en formato PDF en alta resolución con separación o conversión de imágenes y colores a CMYK o colores directos, sangrías, marcas de corte, archivos separados para cubierta y páginas interiores, etc.
  • PDF optimizado para la web.
  • Versiones interactivas, si fuera el caso, describimos el alcance de los trabajos de interactividad y los formatos de estos entregables.

Aclaraciones

Aunque resulte obvio, no debemos olvidar dejar claro qué cuestiones formarán parte de nuestro trabajo y cuáles no. En este sentido, si identificamos cuestiones críticas o importantes, debemos dejar constancia de ellas, así como del ámbito de la responsabilidad, por ejemplo:

Todos los contenidos necesarios para la elaboración de la publicación deberán ser aportados por el cliente

  • Los textos, datos e información relativa a gráficos e infografías en formatos editables (M. Excel y M. Word) y en su versión definitiva.
  • Las imágenes en resolución adecuada.

Definir claramente todas las tareas nos resulta de mucha utilidad y nos permite realizar una oferta económica ajustada a los trabajos que realizaremos.

4. Calendario

En el capítulo anterior exponíamos nuestra propuesta acerca de lo que íbamos a hacer para llevar a buen fin el proyecto, ahora debemos decir cuando lo haremos. No debemos olvidar que muy probablemente el cliente necesitará de una versión impresa de su informe anual para presentarlo en la Junta General de Accionistas. Esta fecha no se pone al azar y, en muchas ocasiones, puede estar sujeta a un plazo legal, por lo que el plazo de entrega es una cuestión crítica en este tipo de proyectos.

Hay varias formas de presentar el calendario, como creando una tabla con las tareas y las fechas. En nuestro caso, por ejemplo, nos gusta presentarlo con un diagrama de Gantt ya que:

  • Nos permite establecer el orden de las tareas.
  • Establecer las dependencias e hitos de una forma sencilla y accesible.
  • Si lo mantenemos actualizado, nos permitirá realizar el seguimiento del proyecto y nos alertará de posibles desfases.

Y aún son muchas más las ventajas de usar un diagrama de Gantt, te lo contamos con detalle en el siguiente post ➡️ “Qué es y para que sirve un diagrama de Gantt”.

Pero esto no acaba aquí…

En nuevos posts seguiremos contándote otros asuntos relacionados con la confección de la oferta y su alineación con nuestra metodología de trabajo, además de cuestiones relativas a la calidad, al modelo de servicio y la garantía, la valoración económica o los aspectos legales deben ser tenidos en cuenta.

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