PowerPoint: consejos para las presentaciones de tu empresa

Las presentaciones de empresa son piezas clave dentro de las acciones de comunicación que desarrollan las compañías. La mayoría de ellas suele apoyarse en un documento visual que comúnmente se realiza con el programa PowerPoint de Microsoft. Pero, ¿sabrías decir en qué se diferencia de otros programas y para qué sirve PowerPoint realmente?

En este artículo hablaremos de aquellos documentos electrónicos con diferentes grados de interactividad que suelen utilizarse como apoyo a presentaciones, ponencias, cursos… Y que las empresas producen por diferentes motivos: para su comunicación, para la venta, la formación, etc.

La marca, los mensajes, el estilo visual o los contenidos son piezas clave para desarrollar las presentaciones de empresa. Seguramente tendrás muchas cosas importantes que contar en tu presentación, pero si utilizas un documento PowerPoint como soporte debes asegurarte que esté a la altura de la exposición, los valores de tu marca, y que sea un fiel reflejo de como quieres ser percibido por tu audiencia. Sin duda, un PowerPoint que no cumpla con esta premisa puede hacer fracasar tu presentación.

Antes de nada, ten en cuenta que existen muchas plataformas on-line que permiten realizar presentaciones. Las encontrarás gratuitas y de pago y con diferentes grados de interactividad. Prezi, Keynote, Google Slides serían algunos ejemplos. Pero hoy nos centraremos en analizar profundamente para qué sirve PowerPoint. Sabemos de su utilidad en las presentaciones que realizamos para nuestros clientes. ¿Te animas a saber más?

¿Por qué PowerPoint es el rey?

Según las cifras de Microsoft, cada día se realizan 30.000.000 de presentaciones con PowerPoint. Gracias a esto, Microsoft ha conseguido que hablemos de PowerPoint cuando nos referimos a una presentación. 

Algunas de las razones de su hegemonía son todas estas:

• Es un programa muy intuitivo, fácil de usar, y con muchas opciones para realizar gráficos de todo tipo.
• Presenta muchas opciones para animar objetos y textos y resulta sencillo aplicarlas. Además, permite controlar los movimientos de las animaciones de diferentes formas, así como dotarles de interactividad, ya sea de forma automática o mediante la interacción con el teclado o el ratón.
• Permite incluir vídeo en las páginas.
• Se puede proyectar en grandes pantallas.
• Puedes imprimir el documento en papel si lo necesitas.
• Para visualizarlo, no necesitas internet.
• Puedes exportar el documento PowerPoint en diferentes formatos. Incluso como vídeo.

Para qué sirve PowerPoint: más ventajas para tus presentaciones de empresa

En definitiva, se trata de un programa muy intuitivo y tiene multitud de opciones a las que se le puede sacar mucho partido. Eso sí, es importante una buena dosis de creatividad y saber manejar bien el programa, aunque el tiempo necesario de aprendizaje para un nivel de usuario básico es muy corto.

También es posible contratar los servicios de un diseñador gráfico que tratará los contenidos de la presentación PowerPoint de forma profesional. ¿Por qué? Porque pondrá en práctica conocimientos más avanzados del programa y no descuidará el branding y los valores de tu marca. Además, en este caso los cambios de última hora por parte del cliente son posibles, lo que supone una gran ventaja.

Si el día de la ponencia hubiera algún dato que necesita actualizar, aunque el estilo lo haya creado un estudio de diseño, con PowerPoint podrás modificar rápidamente los datos. Solo necesitarás unos conocimientos básicos de edición para realizar los cambios que necesites.

Además, con seguridad, no te resultará difícil encontrar un ordenador que tenga instalado este programa. Esto sería más complicado de realizar si para ello necesitas utilizar un programa no tan extendido. Ya te estarás dando cuenta de para qué sirve PowerPoint.

LinkedIn y Slideshare para dar visibildad a tu empresa

SlideShare es una plataforma que se creó en 2006 para subir a la nube y compartir presentaciones con otros usuarios. Permite subir, entre otros, cualquiera de los formatos que genera PowerPoint. La red social profesional Linkedin la adquirió en 2012. De esta manera, añadió nuevas opciones para aportar contenidos con valor por sus usuarios. 

Consideramos que es una herramienta a tener en cuenta y que permite aumentar la visibilidad de la empresa a través de sus presentaciones. Gracias a ella, las presentaciones creadas en PowerPoint serán accesibles online y se podrán compartir en redes sociales.

Consejos para crear una buena presentación de empresa

Aquí te dejamos unos cuantos consejos (que no son pocos) para que puedas crear una buena presentación de empresa con PowerPoint:

• Preparar un guion inicial. Lo que se pretende con una presentación es hacer llegar a la audiencia, de forma visual, información relevante de la empresa, de sus productos o servicios. Como en todo trabajo con contenidos, es importante hacer un esquema inicial con la información que queremos incluir en la presentación. Plantearemos el contenido de cada diapositiva, estableciendo los mensajes clave, creando jerarquías y desarrollando una historia.
• Menos es más. Cuidemos la longitud de la presentación y el volumen de contenidos de cada página. Si resulta muy larga o densa, podría provocar la pérdida de interés de la audiencia. 
• Legibilidad. Una presentación PowerPoint, tiene características específicas. Una de las que hay que tener siempre presente es que se trata de un contenido que se va a proyectar en una pantalla. Y por ello debe ser accesible a nuestra audiencia. Los textos deben tener el tamaño necesario para permitir que sean leídos sin dificultad y a distancia.
• Utiliza gráficos e imágenes que ilustren las ideas clave. Resulta especialmente útil apoyarse en el uso de gráficos e imágenes que ilustren o acompañen al mensaje. El resultado debe ser muy visual. 
• No abuses de animaciones y transiciones de páginas. Usar las animaciones y transiciones como algo decorativo puede entorpecer la atención del lector y distraer de lo realmente importante. Las animaciones y transiciones en las páginas se deberían usar únicamente para dar énfasis a los mensajes, pero en ningún caso deben ser las protagonistas de la presentación.
• Conexión entre las diferentes diapositivas. El conjunto de todas las diapositivas debe ser homogéneo, con un estilo de diseño que se mantenga en todas ellas. Debemos mantener elementos comunes como la cabecera, el pie, las tipografías y los colores. El trabajo con plantillas y estilos se hace muy conveniente. No olvides incluir diapositivas de transición para los grandes bloques de información.
• Un espacio para cada tipo de contenido. Los elementos que componen cada diapositiva deben estar jerarquizados, alineados y ordenados. Para ello, podemos usar algunas de las herramientas de las que dispone PowerPoint, como guías, cuadrículas, alineación automática, etc.
• Utilizar recursos propios. Emplea tus propios recursos gráficos y diseños. Con esto imprimirás una imagen más profesional y personal a tu presentación. El programa dispone de cliparts y otros elementos para incluir en tus presentaciones. Pero te recomendamos que uses tus propias imágenes y personalices tus gráficos e iconos. Si decides utilizar una plantilla por defecto del programa, personaliza el diseño y trata de adaptarlo al branding y colores de tu empresa. Es importante marcar la diferencia. Tu presentación debe ser única.
• Gráficos accesibles. El uso de gráficos es imprescindible. Pero procura que no estén cargados de información para que se puedan representar a un tamaño adecuado. Si fuera necesario, divide la información en dos diapositivas.
• Usa plantillas. Es importante realizar una plantilla con los colores y estilos tipográficos de tu branding corporativo. Una vez hecha, la podrás reutilizar tantas veces como sea necesario. Al elegir los colores para la plantilla ten en cuenta aspectos como el estudio del contraste. De esa forma conseguirás que los colores empleados se distingan perfectamente.
• Tipografía. Este es siempre un tema delicado. Si dispones de una tipografía corporativa úsala siempre, no olvides que es un elemento de tu branding. Pero si tienes que buscar una tipografía, elige una legible y preferiblemente del sistema. Con esto te asegurarás de no tener problemas al abrir tu presentación en un otro ordenador. Se verá exactamente igual a como la diseñaste y te permitirá editar sin problemas. No abuses del uso de diferentes tipografías en una misma presentación, el resultado puede ser el no deseado.

La conclusión definitiva

¿Para qué sirve PowerPoint? Como ves, son varias las respuestas. Hoy hemos reflexionado sobre los aspectos más importantes y que se deben tener en cuenta en el diseño y realización de presentaciones con este programa. Pero, con toda seguridad, habrá muchos otros a considerar. En cualquier caso, recuerda que el éxito de una buena presentación estará en que tu contenido sea de interés para tu audiencia.

Como consejo general construye una historia de principio a fin. Procura ser directo y conciso y, salvo que se haya concebido con otro objetivo, recuerda que una presentación PowerPoint es una herramienta auxiliar del ponente, en la que puede apoyarse para seguir un guion o mostrar información visual de interés.

No olvides que si no dispones del tiempo y los conocimientos necesarios para realizar una presentación a la altura de tus contenidos, puedes recurrir a un profesional del diseño gráfico que te aportará sus conocimientos con el objetivo de realizar el PowerPoint que necesitas y garantizar el éxito de tu presentación. Así que ya sabes para qué sirve PowerPoint.

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