¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?

¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?

Siguiendo con la serie de artículos relativos a actividades, recursos o “tips” que nos puedan ayudar a gestionar o planificar nuestros proyectos, hoy os presentamos el diagrama de Gantt.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Se trata de una herramienta gráfica que nos permite gestionar y planificar la ejecución de un proyecto, detallando las diferentes tareas, creando dependencias entre las mismas, estableciendo hitos y entregables, lo que nos permitirá realizar una estimación de la duración del proyecto, y nos aportará información relevante acerca del consumo de recursos y del alcance del presupuesto.

Esta herramienta se la debemos a Henry Laurence Gantt, ingeniero industrial estadounidense quien lo desarrollo y dio a conocer en la primera década del siglo XX.

El diagrama de Gantt aplicado nos ayudará a ser más eficientes en la gestión del proyecto, de los recursos y en el cumplimiento de los plazos.

¿Cómo aplicamos el diagrama de Gantt?

En nuestro caso, hacemos el diagrama de Gantt al comienzo del proyecto, incluso previo a la realización de la oferta, utilizándolo como medio para evaluar el alcance de los trabajos a realizar, la viabilidad del cumplimiento de los plazos y cuantificar económicamente el proyecto.

De esta manera, resulta muy útil en diferentes aspectos:

  • En la dirección del proyecto. Ya que si lo mantenemos actualizado durante la vida del proyecto, podremos realizar el seguimiento de las diferentes tareas y nos avisará de los posibles retrasos que se puedan producir o del desvío en los recursos consumidos y en presupuesto.
  • Para establecer dependencias y saber en que momento del proyecto participa cada miembro del equipo (análisis, diseño, maquetación, programación, …) o qué consumo de recursos serán necesarios, lo que permitirá realizar una reserva de esos recursos con tiempo suficiente y poder encajarla con otros proyectos. El diagrama también nos permite establecer tiempos de producción y costes de materiales o servicios externos, así como establecer hitos o entregables.

Caso práctico de un diagrama de Gantt

Vamos a ver, a grandes rasgos, un ejemplo práctico de aplicación del diagrama de Gantt para la planificación de un proyecto “Diseño y maquetación de un informe Anual”.

Lo ideal es realizarlo desde una aplicación específica que nos permita, a través de automatismos, montarlo de forma fácil y sencilla. Hay múltiples aplicaciones gratuitas o de pago que permiten hacerlo, os resultará sencillo encontrarlas en internet. Nosotros utilizamos OmniPlan, programa al cual pertenece la imagen que os mostramos más adelante.

Diseño y maquetación de un informe Anual

Diagrama de Gantt

Supongamos que el cliente nos propone el diseño y maquetación de su informe anual y lo necesita tener impreso el día anterior a la celebración de su Junta General de Accionista, el día 15 de junio. Nos entregará los contenidos el día 21 de mayo y estará a disposición del proyecto para realizar la revisión de los contenidos ya maquetados.

El informe será similar en cuanto a extensión y contenidos al que hizo el año anterior, unas 100 paginas con textos, gráficos y diagramas, pero con un diseño diferente, eso si, adaptado a su branding corporativo recientemente actualizado.

Sin entrar demasiado en detalle, estas podrían ser las tareas de este proyecto:

  • Estudio y realización de oferta
    • Aprobación de la oferta (cliente)
  • Realización de propuestas de diseño
    • Iteraciones de diseño
    • Aprobación diseño (cliente)
  • Entrega de contenidos (cliente)
    • Diseño de gráficos y diagramas PARTE 1
    • Maquetación PARTE 1
    • Revisión maquetación PARTE 1 (cliente)
    • Aplicación revisión PARTE 1
      • Aprobación maquetación PARTE 1 (cliente)
    • Diseño de gráficos y diagramas PARTE 2
    • Maquetación PARTE 2
    • Revisión maquetación PARTE 2 (cliente)
    • Aplicación revisión PARTE 2
      • Aprobación maquetación PARTE 2 (cliente)
    • Arte final para imprenta y PDF web
      • Producción impresa (Imprenta)
        • Entrega producción impresa

Deberemos establecer una fecha de inicio del proyecto y realizar la estimación de los tiempos destinados a las diferentes tareas, de esta forma tendremos una fecha de entrega final, a partir de aquí, deberemos estudiar y reasignar los recursos necesarios que nos permitirán cumplir con la fecha de entrega solicitada. ¡Veamos como hacerlo en Omniplan!

Ejemplo de diagrama de Gantt con Omniplan

Omniplan con Diagrama de Gantt
  • Esfuerzo. Podemos ver en la primera columna los recursos que hemos estimado para la realización de las diferentes tareas, basta con aplicar el precio hora de cada recurso y tendremos el presupuesto del proyecto.
  • Tareas. En la segunda columna vemos la descripción de las diferentes tareas, resulta especialmente útil poder agruparlas. Si os fijáis hay tareas e hitos asociados al cliente, es importante poner en evidencia estas dependencias, ya que si se produjeran retrasos en los entregables por parte del cliente afectarían al cumplimiento del objetivo final.
  • Línea de tiempo. En la tercera columna vemos el despliegue de las tareas, hitos y las dependencias entre ellos, el proyecto se ha planificado para entregarlo el día 14 de junio, un día antes de lo que el cliente había solicitado.

OmniPlan, permite establecer, entre otras cosas, las jornadas laborales y decidir si se trabajará en festivos, aplicar un número de horas por jornada y definir tarifas para los diferentes recursos humanos o materiales y brinda mucha información relevante para la dirección de un proyecto de estas características.

Para terminar

Esperamos que este “tip” para la gestión de vuestros proyectos os haya sido de utilidad 🙂 Como siempre, ¡estaremos encantado de recibir vuestras aportaciones para enriquecer el artículo!

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